Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarigs kontaktuppgifter

Kiinteistömeklarit Vaasa Oy
Stationsgatan 5 A 23
65100 Vasa

2. Person som sköter registret

Maarit Lähteenmäki
c/o Kiinteistömeklarit Vaasa Oy
Telefon: 0400 141 431
maarit@kiinteistomeklarit.fi

3. Registrets placering och säkerhet

Personuppgifterna samlas in i KIVI-databasen som upprätthålls av etuovi.com och som är skyddad med brandvägg. Användningen av registret är skyddad med användarspecifika användarnamn, lösenord och användarrättigheter. Dessutom samlas personuppgifter in i förmedlingsföretagets pappersbaserade officiella arkiv för förmedlingsuppdrag, som finns i Kiinteistömeklarit Vaasa Oy:s låsta lokaler.

4. Rättslig grund och ändamål för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter samlas in för att sköta kundrelationen och därmed jämförbara relationer i samband med förmedlings- och värderingsuppdrag, för kontakt samt för kundkommunikation i syfte att genomföra förmedlingsuppdraget. Kundkommunikationen sker även elektroniskt. Behandlingen av personuppgifter kan också grunda sig på den registrerades samtycke för ett eller flera specifika ändamål för behandling av personuppgifter.

Personuppgifter används också för att iaktta och uppfylla lagstadgade skyldigheter. Personuppgifter kan även användas för direktmarknadsföring och marknadsundersökningar. Personuppgifter används för direktmarknadsföring och marknadsundersökningar endast om den person vars personuppgifter samlats in för registrering har gett sitt uttryckliga samtycke till detta.

I registret kan följande typer av uppgifter behandlas:

1. Förnamn och efternamn
2. Kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)
3. Personbeteckning
4. Nationalitet
5. Språk
6. Vid representation av en sammanslutning, uppgifter om den registrerades arbetsgivare samt ställning eller uppgift i sammanslutningen
7. Uppgifter som rör det uppdrag den registrerade gett fastighetsförmedlingsföretaget och skötseln av detta, såsom datum för mottagande av uppdraget samt dess giltighetstid
8. Uppdragsavtalets innehåll och villkor
9. Uppgifter om det objekt som förmedlas
10. Andra uppgifter som lämnas i samband med uppdraget och som är nödvändiga för att fullgöra uppdraget, såsom uppgift om hur länge objektet har använts som stadigvarande bostad och om objektet använts som gemensamt hem med den registrerades make/maka eller registrerade partner samt eventuella uppgifter om upplösning av äktenskapet eller det registrerade partnerskapet och om avvittring eller egendomsseparation
11. Uppgifter om skötseln av uppdraget
12. Uppgifter om köp eller annat avtal enligt uppdraget, såsom avtalsparternas namn, avtalets föremål, köpesumma, förmedlingsarvode och andra avtalsvillkor
13. Uppgifter om fastighetsförmedlingsföretagets klientmedel
14. Övriga uppgifter som hänför sig till kundrelationen och annan saklig kontakt
15. Klagomål, respons samt annan kontakt som hänför sig till kundrelationen och sakliga kontakter
16. Marknadsföringsåtgärder riktade till den registrerade, deras användning och uppgifter lämnade i samband med dessa, samt den registrerades tillstånd eller annat samtycke till, eller förbud mot, marknadsföringsåtgärder
17. Tillstånd och förbud gällande direktmarknadsföring
18. Ändringsuppgifter till ovan specificerade uppgifter.

5. Kategorier av personuppgifter

Kiinteistömeklarit Vaasa Oy:s allmänna kategorier av registrerade är uppdragsgivare, säljare och köpare. Kiinteistömeklarit Vaasa Oy behandlar inte särskilda kategorier av personuppgifter i sin verksamhet, med vilket här avses behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt behandling av genetiska eller biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en person eller uppgifter om hälsa, eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

6. Utlämnande och överföring av uppgifter

De personuppgifter vi samlar in lämnar vi endast ut till de aktörer som är involverade i köpprocessen. Bland myndigheterna är detta Skatteförvaltningen, till vilken vi på kundens vägnar lämnar ut köparnas personuppgifter i samband med överlåtelseskattedeklarationen. Vi lämnar även ut köparnas och säljarnas personuppgifter i form av kopior av köpebrevet, skattedeklarationen och, vid försäljning av bostadsaktier, aktiebrevet till den disponent som bostadsbolaget utsett efter att köpet genomförts. Personuppgifter lämnas också ut till köparens bank i samband med köpebrevet. Vid fastighetsköp lämnas personuppgifter om avtalsparterna ut till köpvittnet. Personuppgifter lämnas även ut till den kund som lämnar ett köpanbud i form av lagfartsbevis och disponentintyg, av vilka framgår personuppgifter om ägarna till fastigheten eller bostadsaktien.

Vi lämnar inte ut privat- eller företagskunders person- eller identifieringsuppgifter, eller andra identifieringsuppgifter, till några andra privaträttsliga eller offentligrättsliga personer eller myndigheter än de som räknas upp i föregående stycke. Till andra myndigheter lämnar vi ut person- eller företagsuppgifter endast om detta grundar sig på ett domstolsbeslut eller annars föreskrivs i lagstiftningen, eller om en myndighet har inlett en förundersökning eller motsvarande utredning gällande en person eller juridisk person och den behöriga myndigheten ålägger utlämnande av person- eller företagsuppgifter.

Kundkännedomsuppgifter och andra personuppgifter kan användas för att förhindra, avslöja och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism samt för att utreda det brott genom vilket egendom eller vinning av brott som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism har erhållits.

Uppgifter överförs inte utanför Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt med hänsyn till ovan nämnda ändamål för behandlingen av personuppgifter eller med hänsyn till det tekniska genomförandet av behandlingen, varvid överföringen av uppgifter sker i enlighet med kraven i personuppgiftslagstiftningen.

7. Lagringstider för personuppgifter

Kiinteistömeklarit Vaasa Oy förvarar som fastighetsförmedlingsföretag de registrerades personuppgifter under de tidsfrister som föreskrivs i lag. Efter detta ska personuppgifterna raderas ur KIVI-informationstjänsten samt ur Kiinteistömeklarit Vaasa Oy:s pappersbaserade uppdragsarkiv. Enligt lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter ska uppdragsdagboken, uppdragsavtalen med bilagor, anbudshandlingar, broschyrer och andra dokument som hänför sig till uppdraget förvaras i fem år efter att uppdraget upphört.

8. Den registrerades rättigheter

8.1 Rätt att få transparent information om behandlingen av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige ska informera de registrerade i det skede då uppgifterna erhålls från den registrerade själv. De registrerade ska också informeras när uppgifterna erhålls från annat håll än den registrerade. Information om behandlingen ska då lämnas inom en rimlig tid och senast inom en månad från att personuppgifterna erhållits. Om personuppgifterna används för kommunikation med den berörda registrerade, ska information om behandlingen lämnas senast när den registrerade kontaktas för första gången. Om avsikten är att lämna ut uppgifterna till en annan mottagare, ska information om behandlingen lämnas senast när uppgifterna lämnas ut för första gången.

De registrerade ska informeras om den personuppgiftsansvariges och dennes representants kontaktuppgifter, ändamålen med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter, vilka kategorier av personuppgifter företaget samlar in och behandlar samt från vilka källor uppgifterna erhålls, huruvida personuppgifter lämnas ut, och om så är fallet, mottagarna eller kategorierna av mottagare av uppgifterna. Om personuppgifter överförs utanför EU ska information om detta samt den övriga redogörelse om överföringarna som förordningen kräver lämnas, likaså lagringstiden för personuppgifterna eller, om detta inte är möjligt, kriterierna för att fastställa denna tid, information om den registrerades rättigheter enligt förordningen (bl.a. rätten att begära rättelse av personuppgifter som rör denne själv) samt rätten att återkalla ett lämnat samtycke och att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, samt information om automatiskt beslutsfattande, inbegripet profilering, dess förekomst, den bakomliggande logiken samt betydelsen och de eventuella konsekvenserna för de registrerade, om den personuppgiftsansvarige utför automatiskt beslutsfattande på grundval av personuppgifter. Om den personuppgiftsansvarige avser att ytterligare behandla personuppgifterna för andra ändamål än de för vilka personuppgifterna samlades in, ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om dessa andra ändamål innan den ytterligare behandlingen sker.

8.2 Den registrerades rätt att få tillgång till uppgifterna

Den registrerade har som huvudregel rätt att få veta vilka uppgifter om denne som registrerats i personregistret. Om den personuppgiftsansvarige har grundad anledning att misstänka identiteten hos den person som gjort begäran, kan den personuppgiftsansvarige dock begära att kompletterande information som är nödvändig för att bekräfta identiteten lämnas. Den personuppgiftsansvarige kan även be den registrerade att på ett tillräckligt sätt specificera vilka uppgifter eller behandlingsåtgärder begäran gäller. Den registrerades begäran ska besvaras inom en månad. Tidsfristen kan förlängas med två månader om begäran är komplicerad eller om det finns många begäranden. I sådana fall ska den personuppgiftsansvarige informera den registrerade om förlängningen inom en månad från mottagandet av begäran samt ange skälen till förseningen.

Utgångspunkten för att uppfylla begäranden är avgiftsfrihet. Om den registrerades begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga, exempelvis om de framställs upprepade gånger, kan den personuppgiftsansvarige dock vägra att vidta den begärda åtgärden eller ta ut en rimlig avgift med beaktande av de administrativa kostnaderna för att lämna ut informationen.

Om den registrerade framställer sin begäran elektroniskt, ska den personuppgiftsansvarige som huvudregel lämna informationen i ett allmänt använt elektroniskt format, om inte den registrerade begär annat.

8.3 Rätt till rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga eller inexakta personuppgifter om den registrerade.

8.4 Rätt till radering av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige ska på begäran av den registrerade utan onödigt dröjsmål radera personuppgifter om den registrerade, om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in eller för vilka de i övrigt behandlades, eller om den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen, eller om den registrerade motsätter sig behandlingen av personuppgifterna och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre för behandlingen, eller om den registrerade motsätter sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring, eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt, eller om personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig skyldighet som gäller den personuppgiftsansvarige enligt EU-rätten eller nationell rätt, eller om personuppgifterna har samlats in i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster direkt till ett barn.

Även om något av ovan nämnda villkor uppfylls behöver uppgifterna dock inte raderas om behandlingen är nödvändig för att utöva rätten till yttrandefrihet och informationsfrihet, eller för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt EU-rätten eller nationell rätt som gäller den personuppgiftsansvarige, eller om behandlingen sker för utförande av en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige, eller av skäl som hänför sig till allmänt intresse på folkhälsoområdet i enlighet med förordningens krav, eller för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål i enlighet med förordningens krav, i den mån radering av uppgifterna sannolikt skulle omöjliggöra eller avsevärt försvåra det berörda syftet, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om den personuppgiftsansvarige måste radera uppgifterna och har offentliggjort personuppgifterna, ska den personuppgiftsansvarige dessutom vidta rimliga åtgärder för att informera de personuppgiftsansvariga som behandlar personuppgifterna om att den registrerade har begärt att länkar till, eller kopior eller reproduktioner av, dessa personuppgifter ska raderas.

8.5 Rätt till begränsning av behandlingen

Den personuppgiftsansvarige ska på begäran av den registrerade begränsa den aktiva behandlingen av personuppgifter om den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, varvid behandlingen ska begränsas under den tid det tar för den personuppgiftsansvarige att kontrollera att personuppgifterna är korrekta, eller om behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av användningen av dem, eller om den personuppgiftsansvarige inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller om den registrerade har motsatt sig behandlingen och det ännu inte är klarlagt huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades skäl.

Den personuppgiftsansvarige får fortsätta att lagra personuppgifterna, men inte i övrigt behandla dem utan den registrerades samtycke. Uppgifterna får dock behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda en annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänt intresse. Innan begränsningen av behandlingen hävs ska den registrerade underrättas om detta.

8.6 Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiskt, har den registrerade rätt att få de personuppgifter om denne som denne lämnat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige till vilken den registrerade ursprungligen lämnat uppgifterna hindrar detta.

Om den registrerade utövar ovannämnda rättighet, har denne rätt att få uppgifterna överförda direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, om detta är tekniskt möjligt.

8.7 Rätt att göra invändningar

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse, utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige, har den registrerade rätt att invända mot behandlingen av personuppgifter om denne av skäl som hänför sig till dennes specifika situation. Om den registrerade utövar sin rätt att göra invändningar, får personuppgifterna inte längre behandlas, såvida inte den personuppgiftsansvarige kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen och rättigheter, eller att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Den registrerade har dessutom rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter om denne för direktmarknadsföring, inbegripet profilering i den mån den har samband med sådan direktmarknadsföring. Om den registrerade invänder mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål. Den registrerade ska tydligt informeras om rätten att göra invändningar senast vid den första kontakten med den registrerade.

9. Överföringar utanför EU-området

Överföring av personuppgifter till ett land utanför EU-området är tillåten om kommissionen har fattat ett beslut om att det aktuella tredjelandet säkerställer en tillräcklig nivå av dataskydd.

Om kommissionen inte har fattat ett sådant beslut, är överföring av personuppgifter utanför EU-området tillåten om den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder och om de registrerade har tillgång till verkställbara rättigheter och effektiva rättsmedel. Lämpliga skyddsåtgärder enligt förordningen är exempelvis kommissionens godkända standardklausuler (standardavtalsklausuler), bindande företagsbestämmelser enligt förordningen som fastställts av tillsynsmyndigheten, eller standardklausuler som fastställts av en dataskyddsmyndighet och som godkänts av kommissionen. Överföringar av personuppgifter utanför EU-området är dessutom tillåtna i sådana särskilda undantagssituationer som anges i förordningen, även om kommissionen inte har fattat något beslut om en tillräcklig dataskyddsnivå och den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet inte har vidtagit ovannämnda lämpliga skyddsåtgärder.

Särskilda situationer är bland annat att den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till den föreslagna överföringen efter att ha informerats om att sådana överföringar kan medföra risker för den registrerade på grund av att det saknas ett beslut om en tillräcklig dataskyddsnivå och lämpliga skyddsåtgärder, eller att överföringen är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige eller för att genomföra åtgärder som föregår ett avtal och som vidtas på den registrerades begäran, eller att överföringen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal som ligger i den registrerades intresse mellan den personuppgiftsansvarige och en annan fysisk eller juridisk person, eller att överföringen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller att överföringen är nödvändig för att skydda den registrerades eller andra personers grundläggande intressen, om den registrerade är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge sitt samtycke.

10. Säkerhetsåtgärder

Vid en säkerhetsincident ska Kiinteistömeklarit Vaasa Oy göra en anmälan om personuppgiftsincidenten till tillsynsmyndigheten utan onödigt dröjsmål, så snart företaget fått kännedom om incidenten och dock senast inom 72 timmar. Anmälningar som gjorts efter denna tidsfrist ska åtföljas av en motiverad förklaring till tillsynsmyndigheten om varför anmälan gjorts för sent. Dessutom ska incidenten anmälas till de personer vars dataskydd har kränkts. En anmälan till den registrerade behöver dock inte göras om den personuppgiftsansvarige har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder och dessa åtgärder tillämpats på de personuppgifter som berörs av incidenten, eller om den personuppgiftsansvarige har vidtagit åtgärder som säkerställer att den höga risken för fysiska personers rättigheter inte längre föreligger.

Kiinteistömeklarit Vaasa Oy har som säkerhetsåtgärd utarbetat en informationssäkerhetspolicy och informationssäkerhetsanvisning för företaget, i vilken alla centrala krav och skyldigheter enligt dataskyddsförordningen för den personuppgiftsansvarige, samt den registrerades rättigheter, har antecknats. Kiinteistömeklarit Vaasa Oy har utbildat sin personal i ämnet och uppdaterar regelbundet sin kompetens.

11. Automatiskt beslutsfattande och profilering

Dataskyddsförordningen förbjuder som huvudregel beslut som enbart grundar sig på automatisk behandling av personuppgifter, såsom profilering, och som har rättsliga följder för den registrerade eller som på liknande sätt i betydande grad påverkar denne.

Med profilering avses i förordningen automatisk behandling av personuppgifter som innebär att personuppgifter används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga egenskaper som rör den personens arbetsprestationer, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, pålitlighet, beteende, vistelseort eller förflyttningar.

Automatiserat beslutsfattande i enskilda fall är dock tillåtet om beslutet är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige, eller grundar sig på den registrerades uttryckliga samtycke, eller är tillåtet enligt den EU-rätt eller nationella rätt som gäller för den personuppgiftsansvarige.

Om automatiserat beslutsfattande i enskilda fall grundar sig på den registrerades uttryckliga samtycke eller är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige, ska den personuppgiftsansvarige vidta lämpliga åtgärder för att skydda den registrerades rättigheter och friheter samt berättigade intressen.

Automatiserade beslut får inte grundas på särskilda kategorier av personuppgifter. Detta förbud gäller dock inte i situationer där lämpliga åtgärder har vidtagits för att skydda den registrerades rättigheter och friheter samt berättigade intressen, och den registrerade har gett sitt uttryckliga samtycke till behandlingen av dessa personuppgifter, eller om behandlingen, på det sätt förordningen kräver, är nödvändig av skäl som hänför sig till ett viktigt allmänt intresse enligt EU-rätten eller nationell rätt.